Menjaga Format Data Excel Tetap dalam Operasi Mail Merge Word

January 15, 2007

data

Image di atas adalah contoh data dalam Microsoft Excel yang akan digunakan sebagai sumber data dalam mail merge Microsoft Word. Masing-masing cell sudah diformat sesuai dengan yang ditampilkan. Bagaimana agar format data tersebut juga tetap terjaga ketika diterima oleh dokumen Word?

Sebagian dari kita mungkin pernah mengalami, ketika data tersebut dijadikan sumber data dalam mail merge Word, format data dalam dokumen menjadi tidak seperti yang ditampilkan dalam Excel.

dokumen1

Agar format data Excel tetap terjaga sampai dengan ketika digunakan dalam Word, pertama kita atur Word dengan memilih Tools — Options… Pada tab General, beri centang pada Confirm conversion at Open .

option

Setelah itu lakukan langkah-langkah proses mail merge seperti biasa sampai pada tahap memilih file Excel yang akan dijadikan sumber data. Setelah memilih file Excel yang dimaksudkan, akan muncul kotak konfirmasi sumber data, dan pilihlah MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) dan klik OK.

confirm-data-source

Selanjutnya pilihlah nama range yang sudah didefinisikan pada Excel atau memilih Entire Spreadsheet.

select-name-or-range

Kita dapat melihat pada kotak Mail Merge Recipients yang muncul, data-data terformat seperti pada Excel.

mail-merge-recipients

Begitupun setelah merge field sudah disisipkan pada dokumen, datanya terformat seperti pada Excel.

dokumen2

Dengan mengubah format data pada Excel, hasilnya data yang ditampilkan pada Word akan ikut berubah. Ini dapat digunakan sebagai sarana mengupdate format data yang diinginkan.

Hal lainnya, ketika kita membuka file dokumen Word tersebut, akan muncul kotak berisi pertanyaan seperti di bawah.

information

Agar dokumen mail merge dapat berfungsi, maka kita harus memilih Yes.

Category Posted in MS Office, TipsTricks

Tulisan lain yang mungkin terkait dengan tulisan di atas:

17 Responses to “Menjaga Format Data Excel Tetap dalam Operasi Mail Merge Word”

haishor said on January 18, 2007, 6:51 pm:

ini dia yang tak cari-cari selama ini…
he he he
keep the good work dude !!!!!!!

terluka_ said on January 19, 2007, 5:35 pm:

mantaffff kalii…. yuuuk..

mika said on January 25, 2007, 11:41 am:

tolong kirimkan tutorial microsoft excel ke alamat e-mail saya. trims

maseko said on January 25, 2007, 1:22 pm:

Pantau saja, siapa tahu ada yang baru. Subscribe dengan email di halaman depan (kanan-bawah)

Quality Indonesian Blogger » Blog Archive » Menjaga Format Data Excel Tetap dalam Operasi Mail Merge Word said on February 2, 2007, 11:55 pm:

[...] Aggregated from maseko by Asian Blogger Community [...]

Leader of Akatsuki said on March 20, 2007, 9:59 am:

Eh.. Ajarin dunk bikin mail merge tapi datanya ngambil dari excel…

kykok said on March 24, 2007, 1:57 am:

wah mas’e makasi ni tutor nya.. membantu sekali, smoga mas’e slalu dalam keadaan sehat biar bisa memberikan tutor2 yg lainnya..

nad_ia said on March 25, 2007, 12:00 pm:

thanks, boleh tlong tutorin saya excel ke email ga? buta banget ma power point ya maksih emailku utedjogi_00@yahoo.com

maseko said on March 26, 2007, 8:55 am:

#6
Mungkin lain kali saya tuliskan, tapi dengan membaca artikel di atas, semoga bisa meraba-raba bagaimana langkah detilnya.

#7
Terima kasih atas doanya.

#8
Masalahnya apa? Kalo Excel (atau Powerpoint?) secara keseluruhan, mungkin lebih baik membaca buku atau mengambil kursus singkat.

#10

Boyz said on March 26, 2007, 5:27 pm:

mas.. tolong dong kirimin aku tentang tutorial office ke email-ku… ak kurang gitu bisa… thanks

#11

ninyo said on March 27, 2007, 1:54 pm:

thank atas programnya bro. ada yang lain nggak mas? selain untuk excel kita tunggu ya!!!

#12

paino said on June 13, 2007, 10:32 pm:

Terima kasih sekali atas petunjuk yang diberikan….
Sangat membantu Kami dalam bekerjaa….

Semoga dihitung amalibadah yang membawa ke surgaNya

#13

kujang101 said on August 28, 2007, 9:53 am:

Ada kasus nih (masalah tanggal juga, 4/2/2007):

Di excel, format cell-nya: date type yang paling atas > *14/03/2001 (ada tanda bintang).

di word, aq tambah switch \@ “D MMMM YYYY”, sehingga tanggal di dokumen word ditampilkan sbb: 4 FEBRUARI 2007.

Nah, masalahnya, ketika file excel dan word ini dicopy ke komputer lain (komputer B), tanggal di atas menjadi 2 APRIL 2007 > format tanggal menjadi inggris version.

Di komputer B, regional setting udah aq ubah ke Indonesia juga. tapi masih tetap terbalik antara tanggal dan bulan.

Bingung abis nih…
Tolongin yach, sori kalo penjelasannya kaga runut.

#14

siswanto said on January 31, 2008, 7:55 am:

terima kasih mas, ini yang saya cari cari selama ini.

mantab bos…..

#15

Range Of Data Conversion said on February 8, 2008, 6:36 am:

Data Entry & Data Conversion India…

“One of the big advantages to outsourcing is flexibility–it can be a lot easier to cut back on a vendor than an employee. (Think of how you would feel if you had to tell an employee who is dependent on their job that you only need them half-time now….

#16

Al said on April 16, 2008, 11:32 am:

Thanks banget mas..
sangat membantu sekali..

Yang mau saya tanyakan, dalam file excell saya banyak sekali sheetnya.. Tetapi kenapa nggak bisa saya pilih sheetnya, otomatis akan memilih sheet yang pertama..

Mohon Pencerahan
Thanks