Mengambil Data Unik di Microsoft Excel
May 22, 2008 by maseko 
Rizqul Akbar melalui email menanyakan bagaimana caranya untuk mencari data unik di Microsoft Excel. Dia juga menyertakan contoh data yang beberapa di antaranya mempunyai duplikat yang ingin dicarikan data uniknya. Gambar di samping bukan contoh data yang disertakan Rizqul Akbar, tapi contoh yang saya reka sendiri.
Dari tabel tersebut akan kita coba untuk menampilkan data unik baik berdasarkan Nama saja maupun berdasarkan Nama dan Nilai.
Sebelumnya, harus diperhatikan bahwa sumber data yaitu seperti pada tabel di atas harus mempunyai header atau nama kolom yaitu yang berada pada baris pertama. Pada tabel contoh di atas headernya adalah No, Nama, dan Nilai.
Cara yang akan saya tuliskan di sini tidak menggunakan rumus atau formula excel, tetapi dengan memanfaatkan fitur Filter yang ada pada MS Excel.
Langkah pertama adalah memilih Worksheet di mana data unik yang dicari akan ditampilkan. Bisa jadi ini worksheet yang sama atau berbeda dengan sumber datanya.
Selanjutnya, untuk pengguna Microsoft Excel 2003 atau sebelumnya, pada posisi berada pada worksheet yang aktif di mana data akan ditampilkan, pilih menu Data — Filter — Advanced Filter…
Sedangkan untuk pengguna Microsoft Excel 2007, pilih Ribbon tab Data dan group Sort & Filter, klik tombol Advanced.
Kemudian akan muncul jendela Advanced Filter seperti gambar di bawah. Yang pertama kita cari misalnya daftar Nama unik seperti pada kolom B dan akan diletakkan hasilnya mulai cell A14.
Untuk pilihan Action, pilih Copy to another location.
Masuk ke kotak isian List range, isikan dengan sumber data yang akan dicari data uniknya dengan mengikutsertakan header-nya. Dalam contoh ini adalah dengan menyeleksi range B1:B11.
Selanjutnya ke kotak isian Copy to, isikan cell dimana data hasil akan mulai ditampilkan. Pada contoh ini, hasil akan ditampilkan pada worksheet yang sama yaitu Sheet 1, cell A14.
Kemudian beri centang pada Unique records only, dan dilanjutkan dengan mengklik tombol OK.
Dari operasi tersebut akan dihasilkan 8 nama unik seperti gambar di atas. Dua baris dieliminasi yaitu Sandra dan Dewi yang pada sumber data masing-masing mempunyai dua data yang sama.
Berikutnya adalah bagaimana mencari data unik berdasarkan kolom Nama dan Nilai seperti pada kolom B dan kolom C dan akan diletakkan hasilnya mulai cell A25.
Langkahnya hampir sama dengan cara di atas. Bedanya adalah ketika mengisikan kotak isian List range, di sini dilakukan dengan menyeleksi range B1:C11.
Dan pada kotak isian Copy to, isikan cell dimana data hasil akan mulai ditampilkan, dan pada pencarian kedua ini, hasil akan ditampilkan pada worksheet yang sama yaitu Sheet 1, cell A25.
Setelah memberi centang pada Unique records only, dan dilanjutkan dengan mengklik tombol OK, maka dari operasi ini akan ditampilkan 9 baris data seperti gambar di atas. Jadi hanya ada satu baris yang dieliminasi yaitu Dewi karena ditemukan dua baris yang memounyai Nama dan Nilai yang sama. Sementara Sandra tetap ditampilkan karena meskipun ada dua nama Sandra tetapi Nilai-nya berbeda.
Khusus Microsoft Excel 2007
Selain cara di atas yang juga berlaku untuk pengguna Microsoft Excel 2003, untuk mencari data unik, pengguna MS Excel 2007 juga dapat melakukannya dengan cara berikut ini.
Seleksi range sumber datanya, dan dalam contoh di atas adalah range A1:C11. Pilih Ribbon tab Data, dan pada group Data Tools, klik Remove Duplicates. Selanjutnya akan muncul jendela Remove Dulicates seperti di bawah.
Karena tadi kita menyeleksi range A1:C11 dan pada baris pertama merupakan header, maka beri centang pada My data has headers.
Untuk pilihan Columns, beri centang pada nama-nama kolom yang menjadi dasar keunikan baris-baris datanya. Jika memilih hanya kolom Nama maka hasilnya menampilkan 8 baris yang mempunyai keunikan pada Nama dengan mengabaikan kolom No dan Nilai.
Sedangkan jika dipilih kolom Nama dan Nilai, maka hasilnya akan menampilkan 9 baris yang mempunyai keunikan berdasarkan kombinasi Nama dan Nilai, dan hanya mengabaikan kolom No saja.
Posted in MS Office, TipsTricks
thanks atas infonya