Dari yang saya lihat, tingkat akurasi dalam menjaga format teks atau gambar yang ada pada dokumen PDF cukup baik. Paragraf-paragraf dalam dokumen PDF akan menjadi paragraf-paragraf dalam dokumen Word.

PDF to Word hadir bukan sebagai software yang dapat diinstall dalam komputer, melainkan layanan online dan untuk melakukan konversi dari dokumen PDF ke Word, terlebih dahulu Anda menguploadnya dengan menyertakan alamat email yang nantinya menjadi tujuan pengiriman dokumen Word hasil konversi dalam bentuk attachment.

Dengan cara yang serupa, jika misalnya dokumen PDF yang Anda miliki lebih banyak mengandung tabel-tabel dan nantinya ingin dikelola lebih lanjut di Microsoft Excel, maka Anda dapat menggunakan layanan beta PDF to Excel dari pengembang yang sama. Jika dalam dokumen PDF terdiri dari beberapa tabel, dalam file Excel hasil konversi ini, masing-masing tabel akan ditampilkan dalam worksheet yang berbeda.

Jika suatu saat Anda memang perlu untuk mengkonversi dokumen PDF ke dokumen Word atau Excel, tidak ada salahnya mencoba kedua layanan tersebut dari link di bawah.

PDF to Word | PDF to Excel

Gambar di atas merupakan contoh kasus dan pertanyaan dari teman satu instansi tempat saya bekerja mengenai nomor urut pada hasil filter data pada Microsoft Excel. Dari pertanyaan dalam gambar sepertinya sudah jelas yaitu bagaimana agar setelah dilakukan pemfilteran data, nomor urut pada kolom No tetap terurut, bukan mengambil nilai nomor urut sebelum dilakukannya pemfilteran data.

Sebenarnya saya sendiri belum pernah menghadapi langsung kasus tersebut, jadi dengan keterbatasan pengetahuan Excel saya, saya mencoba mencari bagaimana caranya sampai akhirnya berhasil.

Pertama-tama, pemfilteran tidak mengikutkan kolom No., jadi hanya kolom Nama dan Nilai saja. Jika memang pada setiap baris dua kolom ini tidak ada yang kosong seperti soal di atas, maka ini bisa dilakukan dengan menyorot cell B1 sampai C1 kemudian pilih Data – Filter, dan jika ada satu baris saja yang kosong maka perlu menyorot dari nama kolom sampai isi data kedua kolom ini baru memilih Data – Filter.

Selanjutnya, pada cell A2 yang pada urutan sebelum pemfilteran adalah nomor 1, isikan dengan formula sebagai berikut:

=SUBTOTAL(3;$B$2:$B2)

Copy dan Paste cell A2 ke cell-cell di bawahnya yaitu A3, A4, dan seterusnya sampai baris data terakhir. Untuk cell A3 nantinya akan berisi formula =SUBTOTAL(3;$B$1:$B3), cell A4 akan berisi formula =SUBTOTAL(3;$B$1:$B4), dan seterusnya.

Karena pada formula yang digunakan pada kolom A menggunakan kolom B, sebagai acuan, maka harus dipastikan bahwa pada setiap baris pada kolom B harus terisi data. Jika memang kolom C yang pasti terisi data maka modifikasi formula pada kolom A tersebut menjadi =SUBTOTAL(3;$C$2:$C2) untuk cell A2. Penggunaan satu baris sebagai penamaan kolom dengan cara ini juga mutlak diperlukan.

Penggunaan fungsi SUBTOTAL yang mempunyai sintaks SUBTOTAL(function_num; ref1; ref2; …) yaitu function_num=3 berarti menerapkan fungsi COUNTA pada list/database/area ref1 yang dijadikan referensi, hanya saja dengan penggunaan fungsi SUBTOTAL di sini maka tidak akan memperhitungkan nilai-nilai pada cell yang tersembunyi (hidden) seperti pada hasil pemfilteran. Seperti yang Anda ketahui, Fungsi COUNTA sendiri digunakan untuk menghitung banyaknya cell yang tidak kosong saja.

Semoga saja dengan menuliskan jawaban pertanyaan di sini, dapat berguna bagi pembaca maseko.com lainnya yang mungkin saja suatu hari menghadapi kasus serupa. Jika Anda mempunyai cara alternatif lainnya atau dalam langkah yang saya berikan perlu disederhanakan, silahkan memberi masukan melalui komentar.

Cara yang digunakan berikut memang berlaku untuk mengimpor file-file csv dengan struktur field yang sama. Misalnya saja, data-data pada satu file yang dipisahkan dengan koma tersebut berisi No, Nama, ALamat, dan Jenis Kelamin, maka seperti itu pula urutan kolom pada file-file lainnya.

Agar proses impor cukup dilakukan sekali, maka selanjutnya adalah menjadikan semua file .csv tersebut dalam satu file. Ini dapat dilakukan melalui perintah di Command Prompt Windows, namun terlebih dahulu masukkan file-file csv tersebut dalam satu folder. Pada Command Prompt, masuk ke direktori tempat file-file csv itu berada dengan perintah cd. Selanjutnya ketikkan perintah berikut:

copy *.csv datagab.txt

Dengan perintah tersebut, makan file-file berekstensi .csv akan digabungkan menjadi satu file baru, yang pada contoh di atas menjadi file datagab.txt.

Selanjutnya tinggal mengimpor file hasil penggabungan tersebut melalui Microsoft Excel, pada menu Data, dari kelompok Get External Data pilih From Text. Ikuti langkah-langkah sesuai format CSV yang diimpor, seperti pemisah (delimeter) dan tipe data dari tiap-tiap kolom sampai dengan selesai.

Jika dari pada file .CSV sebagai sumber data memasukkan pula judul kolom, pada worksheet Excel tinggal dieleminasi baris-baris yang mungkin tidak diperlukan tersebut.

Inti dari cara mengimpor banyak file .csv dari Microsoft Excel ini sebenarnya pada menggabungkan file-file csv tersebut ke dalam satu file. Selain dengan perintah Command Prompt di atas, bisa pula menggunakan cara lain yang bertujuan sama.

Outlook Connector akan memungkinkan kita menggunakan account Live Hotmail pada Outlook:

• Membaca dan mengirm email Office Live Mail/Windows Live Hotmail.
• Mengatur kontak dalam Windows Live Hotmail.
• Menggunakan pengaturan lanjut untuk memblokir email-email sampah atau spam.
• Mengatur beberapa account dalam satu .
• Mengatur dan melakukan sinkronisasi beberapa kalender, termasuk shared calendars ke Windows Live Calendar dari Outlook.

– Download Microsoft Office Outlook Connector  12.1 Beta

Untuk itu, saya memerlukan suatu fungsi untuk memanggil alamat direktori yang saat ini digunakan oleh file Excel yang juga merupakan alamat direktori database Access. Hasil pencarian, saya menemukan fungsi berikut yang sejauh ini memang dapat digunakan.

Function GetCurDir()

    Dim str As String

    Dim pos As Integer

    str = ActiveWorkbook.FullName

    pos = InStrRev(str, "\")

    str = Mid(str, 1, pos)

    GetCurDir = str

End Function

Sumbernya ada di sini.

Bisa jadi nantinya sertifikat tersebut dapat digunakan sebagai lampiran dalam lamaran pekerjaan atau urusan lainnya.

Untuk dapat mengikuti ujian materi yang diberikan, terlebih dahulu kita harus mendaftarkan diri pada website Sertifikasi Mahir Microsoft Office pada alamat SertifikasiOffice.com untuk mendapatkan username dan password yang nantinya digunakan untuk login.  Setelah masuk inilah kita dapat memilih materi ujian yang saat ini hanya tersedia uji sertifikasi untuk pengguna Microsoft Excel.

Syarat agar dapat mengakses materi ujian yang diberikan, kita harus menggunakan browser Internet Explorer 5 atau yang lebih baru. Memang, ketika saya mencoba menggunakan Firefox 3 memilih tombol Select pada materi ujian yang dipilih tidak menimbulkan reaksi munculnya soal-soal. Begitupun dengan menggunakan Opera 9.5, materi soal dimunculkan dalam jendela baru, tetapi saya tidak bisa memilih salah satu jawaban dari soal-soal yang diberikan. Sangat disayangkan, jika PC Media tidak berusaha agar aplikasi websitenya ini mampu ditampilkan pada semua browser, setidaknya untuk browser sepopuler Mozilla Firefox dan Opera.

Dengan menggunakan Internet Explorer 7, akhirnya saya dapat memulai mengikuti ujian yang diberikan. Ketika soal pertama diberikan, counter waktu 45 menit pun berjalan di bagian atas halaman soal. Soal yang diberikan berupa multiple choises dengan memilih salah satu jawaban yang benar. Mengenai materi ini sendiri saya bingung, dari halaman pemilihan materi uji sertifikasi disebutkan bahwa materinya adalah Microsoft Excel 2007, tapi banyak soal yang merupakan materi Microsoft Excel 2003 dilihat dari pertanyaan seputar menu, toolbar atau gambar ilustrasi yang diberikan, dan bahkan saya tidak menemui materi mengenai Ribbon pada Excel 2007. Untuk materi lainnya memang bisa masuk materi untuk berbagai versi seperti formula atau fungsi.

Masalah yang saya temui lainnya dalam beberapa kali mencoba ujian adalah adanya pesan error pada suatu materi soal dan jika ini terjadi maka pada soal berikutnya pilihan jawabannya akan memasukkan beberapa atau bahkan semua jawaban pada materi soal sebelumnya, jadi akan mungkin tidak ditemuinya jawaban yang benar.

Pada saat saya mengikuti ujian materi Microsoft Excel dua hari yang lalu, saya mendapati sertifikat yang saya download dalam namanya menggunakan username, bukan nama sebenarnya yang ada di profil, tetapi untungnya ketika saya download lagi tadi sudah mencantumkan nama, tapi masalahnya tanggal yang diberikan adalah tanggal hari ini bukan tanggal saat pengujian.

Serifikast yang diberikan mengandung nomor yang dapat digunakan oleh pihak yang memerlukan untuk verifikasi sertifikat tersebut. Nilai A yang saya dapat di atas terjadi ketika saya mengulang ujian yang memang memungkinkan dilakukan kapan saja, padahal pertama kali mengikuti yang saya dapatkan adalah nilai C.

Selamat untuk PC Media, semoga materi-materi lainnya dapat segera dihadirkan dan masalah yang masih ada dapat dibenahi.

– SertifikasiOffice.com

Kesalahan saya yang pertama adalah tidak adanya error handling yang mungkin timbul, jadi pada prosesnya tidak ditampilkan baris-baris mana yang tidak berhasil masuk. Setelah dibuat, diketahui jika baris-baris yang tidak masuk adalah baris yang pada salah satu field-nya mengandung single quote (‘). Saya lihat kembali pada script yang memang hanya digunakan oleh saya sendiri ini. Sudah ada antisipasi hal tersebut tetapi itu ditujukan ketika akan meng-insert data ke MySQL.

$nama = addslashes(trim($val[3])); 

Setelah mencari tahu lewat Google, baru mengetahui untuk memasukkan ke MS Access, tambahkan satu single quote lagi didepan single quote yang merupakan bagian isi field. jadi tinggal mengubah satu baris tersebut.

$nama = trim($val[3]); 

$nama = str_replace("'","''",$nama);

Beberapa hari ke depan, sepertinya saya harus mulai belajar MS Access sebagai database. Untungnya ada internet.

Bagaimana jika saat ini memang ingin menggunakan format-format dokumen tersebut pada Microsoft Office 2007? Kita dapat menggunakan tool tambahan berikut agar dapat menggunakan Microsoft Office mendukung format-format tersebut.

• Microsoft Office Add-in: Microsoft Save as PDF or XPS
  Add-in khusus untuk Microsoft Office 2007 dari Microsoft yang memungkinkan untuk mengekspor dan menyimpan dokumen dalam format PDF dan XPS. Untuk menginstall dan menggunakan memerlukan validasi keaslian produk Microsoft Office yang digunakan.
• Sun ODF Plugin for Microsoft Office
  Plugin untuk Microsoft Office yang memungkinkan penggunanya membuka, mengedit, dan menyimpan dokumen dalam format Open Document Format (ODF). Selain untuk Microsoft Office 2007, plugin ini juga dapat digunakan untuk Microsoft Office 2003, XP, dan 2000. Nantinya ketika ingin menyimpan dalam format ini maka pengguna dapat memilih ekstensi file .odt untuk Word, .ods untuk Excel, dan .odp untuk Powerpoint.
  Dengan menggunakan plugin ini, pengguna Microsoft Office tidak perlu kebingungan ketika temannya yang menggunakan OpenOffice.org mengirim dokumen dalam format ini.

Dari tabel tersebut akan kita coba untuk menampilkan data unik baik berdasarkan Nama saja maupun berdasarkan Nama dan Nilai.

Sebelumnya, harus diperhatikan bahwa sumber data yaitu seperti pada tabel di atas harus mempunyai header atau nama kolom yaitu yang berada pada baris pertama. Pada tabel contoh di atas headernya adalah No, Nama, dan Nilai.

Cara yang akan saya tuliskan di sini tidak menggunakan rumus atau formula excel, tetapi dengan memanfaatkan fitur Filter yang ada pada MS Excel.

Langkah pertama adalah memilih Worksheet di mana data unik yang dicari akan ditampilkan. Bisa jadi ini worksheet yang sama atau berbeda dengan sumber datanya.

Selanjutnya, untuk pengguna Microsoft Excel 2003 atau sebelumnya, pada posisi berada pada worksheet yang aktif di mana data akan ditampilkan, pilih menu Data — Filter — Advanced Filter…

Sedangkan untuk pengguna Microsoft Excel 2007, pilih Ribbon tab Data dan group Sort & Filter, klik tombol Advanced.

Kemudian akan muncul jendela Advanced Filter seperti gambar di bawah. Yang pertama kita cari misalnya daftar Nama unik seperti pada kolom B dan akan diletakkan hasilnya mulai cell A14.

Untuk pilihan Action, pilih Copy to another location.

Masuk ke kotak isian List range, isikan dengan sumber data yang akan dicari data uniknya dengan mengikutsertakan header-nya. Dalam contoh ini adalah dengan menyeleksi range B1:B11.

Selanjutnya ke kotak isian Copy to, isikan cell dimana data hasil akan mulai ditampilkan. Pada contoh ini, hasil akan ditampilkan pada worksheet yang sama yaitu Sheet 1, cell A14.

Kemudian beri centang pada Unique records only, dan dilanjutkan dengan mengklik tombol OK.

Dari operasi tersebut akan dihasilkan 8 nama unik seperti gambar di atas. Dua baris dieliminasi yaitu Sandra dan Dewi yang pada sumber data masing-masing mempunyai dua data yang sama.

Berikutnya adalah bagaimana mencari data unik berdasarkan kolom Nama dan Nilai seperti pada kolom B dan kolom C dan akan diletakkan hasilnya mulai cell A25.

Langkahnya hampir sama dengan cara di atas. Bedanya adalah ketika mengisikan kotak isian List range, di sini dilakukan dengan menyeleksi range B1:C11.

Dan pada kotak isian Copy to, isikan cell dimana data hasil akan mulai ditampilkan, dan pada pencarian kedua ini, hasil akan ditampilkan pada worksheet yang sama yaitu Sheet 1, cell A25.

Setelah memberi centang pada Unique records only, dan dilanjutkan dengan mengklik tombol OK, maka dari operasi ini akan ditampilkan 9 baris data seperti gambar di atas. Jadi hanya ada satu baris yang dieliminasi yaitu Dewi karena ditemukan dua baris yang memounyai Nama dan Nilai yang sama. Sementara Sandra tetap ditampilkan karena meskipun ada dua nama Sandra tetapi Nilai-nya berbeda.

Khusus Microsoft Excel 2007

Selain cara di atas yang juga berlaku untuk pengguna Microsoft Excel 2003, untuk mencari data unik, pengguna MS Excel 2007 juga dapat melakukannya dengan cara berikut ini.

Seleksi range sumber datanya, dan dalam contoh di atas adalah range A1:C11. Pilih Ribbon tab Data, dan pada group Data Tools, klik Remove Duplicates. Selanjutnya akan muncul jendela Remove Dulicates seperti di bawah.

Karena tadi kita menyeleksi range A1:C11 dan pada baris pertama merupakan header, maka beri centang pada My data has headers.

Untuk pilihan Columns, beri centang pada nama-nama kolom yang menjadi dasar keunikan baris-baris datanya. Jika memilih hanya kolom Nama maka hasilnya menampilkan 8 baris yang mempunyai keunikan pada Nama dengan mengabaikan kolom No dan Nilai.

Sedangkan jika dipilih kolom Nama dan Nilai, maka hasilnya akan menampilkan 9 baris yang mempunyai keunikan berdasarkan kombinasi Nama dan Nilai, dan hanya mengabaikan kolom No saja.

The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog.

Dalam Microsoft Word 2003 dan sebelumnya, untuk membuat dummy text sebagai contoh hasil pengetikan, kita dapat melakukannya dengan mengetikkan =rand() diikuti dengan [Enter], maka akan tampil tiga paragraf yang masing-masing terdiri dari lima kalimat "The quick brown fox jumps over the lazy dog." Kalimat ini sendiri spesial, karena di dalamnya mengandung semua huruf alfabet. Penggunaan fungsi khusus =rand() itu sendiri dapat dikembangkan penggunaannya menjadi =rand(p,l) dimana p merupakan jumlah paragraf yang akan diketikkan dan l adalah jumlah kalimat dalam tiap paragrafnya. Contohnya, =rand(6,7) kemudian [Enter], maka akan diketikkan 6 paragraf yang masing-masing terdiri dari 7 kalimat "The quick brown fox jumps over the lazy dog."

Didorong rasa penasaran, saya mencoba cara di atas pada Microsoft Word 2007, dan hasilnya ternyata berbeda.

Penggunaan =rand() dalam Word 2007 sendiri masih bisa digunakan untuk mengetikkan teks contoh, tetapi yang berbeda adalah kalimat yang dituliskan bukan lagi "The quick brown fox jumps over the lazy dog." tetapi serentetan kalimat dalam Bahasa Inggris berikut:

On the Insert tab, the galleries include items that are designed to coordinate with the overall look of your document. You can use these galleries to insert tables, headers, footers, lists, cover pages, and other document building blocks. When you create pictures, charts, or diagrams, they also coordinate with your current document look.

You can easily change the formatting of selected text in the document text by choosing a look for the selected text from the Quick Styles gallery on the Home tab. You can also format text directly by using the other controls on the Home tab. Most controls offer a choice of using the look from the current theme or using a format that you specify directly.

To change the overall look of your document, choose new Theme elements on the Page Layout tab. To change the looks available in the Quick Style gallery, use the Change Current Quick Style Set command. Both the Themes gallery and the Quick Styles gallery provide reset commands so that you can always restore the look of your document to the original contained in your current template.

Penggunaan fungsi dengan parameter =rand(p,l) juga masih dapat diterapkan terhadap kalimat tersebut. Setelah membaca halaman dokumentasinya pada Microsoft Help and Support, memang dijelaskan bahwa untuk Word 2007 kalimat yang dituliskan dengan menggunakan =rand() adalah localized sample text yang tergantung versi Microsoft Office 2007 yang digunakan. Hasil di atas merupakan hasil dari Office 2007 English version.

Kemana perginya The quick brown fox jumps over the lazy dog.? Dalam halaman dokumentasi tersebut juga dijelaskan bahwa dalam Word 2007 masih dimungkinkan untuk menuliskan kalimat tersebut yaitu dengan menggunakan =rand.old(p,l).

Untuk pengetikan contoh teks, dalam Word 2007 juga dikenalkan fungsi baru yaitu =lorem() atau dengan menggunakan parameter =lorem(p,l). Dan jika ini diketikkan diikuti [Enter] akan menghasilkan kalimat dalam bahasa latin yang sepertinya juga sangat terkenal:

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Maecenas porttitor congue massa. Fusce posuere, magna sed pulvinar ultricies, purus lectus malesuada libero, sit amet commodo magna eros quis urna.

Nunc viverra imperdiet enim. Fusce est. Vivamus a tellus.

Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Proin pharetra nonummy pede. Mauris et orci.

Kabarnya kalimat itu sudah digunakan beberapa abad oleh para typographer untuk mengetes bagaimana font mereka digunakan.

Bagi yang belum mengenal fungsi-fungsi tersebut di atas, jika ingin mengetikkan contoh teks untuk keperluan tertentu, sekarang dapat memanfaatkan fungsi-fungsi tersebut dengan menyesuaikan versi Word yang digunakan.