Aplikasi office suite OpenOffice.org terbaru yaitu OpenOffice.org 3.0 rencananya akan dirilis ke publik hari Senin depan (atau kemungkinan Selasa berdasarkan waktu Indonesia). Namun begitu, bagi Anda yang ingin mencoba update mayor terbaru ini, Anda dapat mulai mendownloadnya saat ini.

Saat ini, OpenOffice.org sudah dan tengah melakukan distribusi versi final terbaru ini ke berbagai situs mirror agar nantinya pada waktu diumumkan secara resmi, OpenOffice.org 3.0 ini sudah siap. Jadi sekarang Anda dapat mulai melihat ketersediaan OpenOffice.org 3.0 ini pada situs miror yang daftarnya dapat di lihat di sini, dan selanjutnya Anda dapat menuju ke direktori yang umumnya pada alamat /openoffice/stable/3.0.0/.  Untuk server berlokasi di Indonesia sendiri sudah dapat dilihat pada server Si Kambing baik FTP maupun HTTP.

Ketika saya lihat hari ini, kebanyakan situs mirror termasuk Si Kambing memang belum tersedia OpenOffice.org untuk Windows, namun begitu Anda sudah dapat mendownloadnya melalui situs Softpedia di sini.

Bagaimana jika saat ini memang ingin menggunakan format-format dokumen tersebut pada Microsoft Office 2007? Kita dapat menggunakan tool tambahan berikut agar dapat menggunakan Microsoft Office mendukung format-format tersebut.

• Microsoft Office Add-in: Microsoft Save as PDF or XPS
  Add-in khusus untuk Microsoft Office 2007 dari Microsoft yang memungkinkan untuk mengekspor dan menyimpan dokumen dalam format PDF dan XPS. Untuk menginstall dan menggunakan memerlukan validasi keaslian produk Microsoft Office yang digunakan.
• Sun ODF Plugin for Microsoft Office
  Plugin untuk Microsoft Office yang memungkinkan penggunanya membuka, mengedit, dan menyimpan dokumen dalam format Open Document Format (ODF). Selain untuk Microsoft Office 2007, plugin ini juga dapat digunakan untuk Microsoft Office 2003, XP, dan 2000. Nantinya ketika ingin menyimpan dalam format ini maka pengguna dapat memilih ekstensi file .odt untuk Word, .ods untuk Excel, dan .odp untuk Powerpoint.
  Dengan menggunakan plugin ini, pengguna Microsoft Office tidak perlu kebingungan ketika temannya yang menggunakan OpenOffice.org mengirim dokumen dalam format ini.

Memasuki website Zoho, penyedia layanan aplikasi perkantoran berbasis web ini mempunyai tambahan layanan baru lagi, namanya Zoho Viewer. Tidak seperti layanan lain yang ada, di sini pengguna tidak diharuskan untuk mendaftarkan diri, jadi dapat langsung menikmati. Dengan layanan Zoho Viewer ini, pengguna dapat berbagi dokumen-dokumen Microsoft Office, OpenDocument, OpenOffice yang format selengkapnya dapat dilihat dalam halaman webnya. File yang akan dibagi dapat file yang diupload dari hardisk maupun yang sudah ada di internet dengan memberikan URL dokumen tersebut.

Saya baru dapat mencoba untuk upload file Microsoft Word maupun Microsoft Excel dengan cara mengupload maupun dengan memasukkan URL dari dokumen yang ada di internet. Yang terakhir, saya masukkan dokumen Microsoft Word dari URL http://akademik.unsoed.ac.id/download/manual/Tutorial%20Internet.doc, dan hasilnya ditampilkan sebagai halaman HTML. Namun begitu tidak seperti tampilan dokumen yang dihasilkan oleh Google ketika dalam pencariannya menemukan hasil halaman Microsoft Word, Zoho Viewer menampilkannya secara lebih rapi termasuk gambar-gambar yang ada dalam dokumen.

Setelah dapat ditampilkan, dokumen yang sudah ditampilkan tadi dapat kita bagi dengan memberikan URL-nya yang diperoleh dari menu Share, misalnya dapat dilihat di sini. Selain itu kita atau penerima yang kita beri URL tersebut, dapat memilih menu Download untuk mengunduh dalam format dokumen aslinya maupun dengan menu Export melakukan konversi ke format dokumen lainnya. Untuk pemilik website dapat menyisipkan dalam halaman webnya dengan memasukkan kode yang diberikan seperti pada layanan yang diberikan Scribd seperti nampak di bawah.

Seperti untuk Scribd juga, layanan ini dapat kita manfaatkan jika kita menginginkan orang lain melihat dokumen kita tapi kita tidak yakin apakah orang yang dituju tersebut mempunyai aplikasi penampil untuk dokumen kita atau tidak. Manfaat lainnya, untuk mengkonversi satu jenis dokumen ke format lainnya.

– Zoho Viewer

Media-Convert menyediakan layanan berbasis web untuk konversi antar format file. Sebagai media converter, ini dapat dibilang sangat lengkap karena jenis format file yang didukung cukup banyak dari berbagai jenis dokumen (termasuk dokumen Microsoft Office, OpenOffice dan Star Office), audio, video, image sampai dengan file archive. File yang akan dikonversi dapat berasal dari PC atau yang terletak di internet dengan memberikan URL-nya.

Setelah memasukkan file yang akan dikonversi Media-Convert secara otomatis akan mendeteksi jenis file tersebut dan memberikan format output yang dapat dipilih. Beberapa proses konversi, akan ada tambahan opsi yang harus diatur, misalnya ketika mengkonversi ke dari wma ke mp3, maka kita perlu mengatur bit rate keluarannya.

File hasil konversi dapat langsung didownload pada saat itu juga. Jadi ketika sedang menggunkan PC yang tidak memungkinkan melakukan konversi dari satu jenis file ke jenis file lain, cukup kunjungi Media-Convert. Selain tidak dipungut biaya, untuk menggunakan layanannya tidak diperlukan registrasi.

Dalam suatu kesempatan, mungkin kita dituntut mengikuti suatu aturan penulisan, yang diantaranya tentang pengaturan posisi nomor halaman. Misalnya saja, pada halaman yang berisi judul bab, nomor halaman diletakkan pada bagian bawah-tengah , sedangkan pada halaman lain, nomor halaman diletakkan pada bagian atas-kanan. Ini yang akan dijadikan contoh, mungkin yang dihadapi berbeda dan tidak terbatas pada penomoran halaman.

Untuk menyelesaikan masalah pengaturan posisi nomor halaman pada OpenOffice.org Writer tersebut, kita akan menggunakan fasilitas Styles and Formatting yang ada. Langsung saja kita siapkan dokumen sudah ada atau kita buat yang baru.

Buka menu Format — Styles and Formatting atau dengan menekan tombol [F11]. Akan terbuka jendela mini seperti pada gambar di samping. Klik pada icon Page Styles, yaitu icon ke-4 dari kiri. Di sini sudah nampak daftar page styles yang sudah ada. Bisa saja kita memanfaatkan page styles yang sudah ada, namun kali ini kita akan membuat page styles baru. Untuk itu klik kanan pada area kosong pada jendela tersebut dan pilih New…

Pada kotak dialog yang muncul inilah kita akan membuat page styles untuk halaman isi terlebih dahulu, yaitu halaman yang bukan berisi judul bab dan halaman ini kita jadikan default karena style yang akan digunakan paling banyak diterapkan pada halaman-halaman dokumen kita. Pada tab Organizer, kita beri nama style kita, misalnya HalamanIsi, dan pada input Next Style kita isi nama yang sama yaitu HalamanIsi. Selanjutnya kita klik tab Header dan beri centang pada Header on. Selanjutnya klik OK.

Pada jendela Styles and Formatting, klik ganda pada style HalamanIsi yang baru saja dibuat. Maka pada dokumen akan muncul bagian header. Tempatkan pada bagian header dengan rata kanan nomor halamannya dengan Insert — Fields — Page number.

Kembali ke jendela Styles and Formatting, kita buat lagi style baru dengan cara seperti di atas dan beri nama HalamanJudul, hanya saja pada bagian Next Style isikan dengan HalamanIsi. Pada tab Footer, beri centang pada Footer on. Selanjutnya klik OK.

Jika kita klik ganda style HalamanJudul, maka pada dokumen hanya berpengaruh pada halaman 1 saja. Masukan page number pada bagian footer dengan rata tengah. Untuk mengaplikasikan pada halaman judul bab selanjutnya, misalnya bab 2, tempatkan kursor pada akhir bab 1 kemudian pilih Insert — Manual Break… dan pilih Page break. Pada bagian Style pilihlah HalamanJudul. Hasilnya, halaman berikutnya mempunyai style seperti pada halaman 1 dengan nomor halaman pada bagian bawah-tengah. Bisa jadi kita memerlukan penyesuaian untuk menempatkan judul bab 2 berada pada posisi yang sesuai. Lakukan hal yang sama untuk bab-bab selanjutnya.

Image di samping menunjukan list nama bulan yang dihasilkan oleh Microsoft Excel (kiri) dan OpenOffice.org Calc. Sekilas kelihatan sama, tetapi coba perhatikan pada nama bulan setelah Oktober. Di Microsoft Excel tertulis “Nopember” dan di OpenOffice.org Calc tertulis “November”. Karena saya bukan pengguna Bahasa Indonesia yang baik, saya mencoba mencari referensi dan menemukan tulisan PolisiEYD, dan yang benar dan baku adalah “November”. Sepertinya Microsoft Excel mengambil data bulan dari Windows. Meskipun ada fasilitas menambah, mengedit dan menghapus list di Excel, tapi untuk list nama bulan tidak dapat diedit dan jika ditambahkan list baru dengan maksud menimpa, yang terpakai tetap yang aslinya. Jadi hati-hati ketika membuat dokumen dengan Microsoft Office untuk menamai bulan November secara sistem, nanti boss Anda tidak mau menandatanganinya seperti yang dialami Kang Asep.

Sedangkan dalam Microsoft Excel, pemisah parameter tergantung setting regional yang diterapkan dalam Windows yang juga menentukan format penulisan nilai mata uang. Jika kita memilih Indonesian maka pemisahnya adalah titik koma –sama seperti di atas, tapi jika misalnya kita memilih English (United States) maka pemisah parameternya adalah koma, sehingga contoh formula di atas harus ditulis
=ROUND(A1,3)
jika tidak ingin menghasilkan error.

Permasalahan dalam penggunaan MS Excel biasanya terjadi jika saya memberikan formula secara tertulis, tetapi si penerima setelah menerapkan dengan menyalinnya mengabarkan kalau formulanya tidak berjalan. Sering terjadi masalahnya karena si penerima masih menggunakan setting regional default Windows yaitu English sedangkan formula yang saya berikan didasarkan pada setting regional Indonesia.

Dalam Microsoft Excel 2002, untuk keperluan konversi dari text ke number sudah diakomodasi dengan baik. Ketika suatu cell berisi angka-angka namun terformat sebagai text, maka pada sebelah cell tersebut muncul semacam peringatan yang ditandai dengan tanda seru (“!”), dan untuk melakukan konversi , seleksi semua cell yang dimaksud, klik pada tanda peringatan yang berada disebelahnya dan pilihlah Convert to Number.

Cara lainnya dan khususnya untuk Microsoft Excel versi sebelumnya, untuk melakukan konversi dari text ke number dapat dilakukan sebagai berikut:

• Pilih suatu cell kosong, isi dengan angka 1 (number).
• Copy cell tersebut (yang berisi angka satu).
• Seleksi cell-cell yang akan dikonversi, klik kanan pilih Paste Special..
• Pada opsi Paste Special.., pada bagian Operation, pilihlah Multiply.
• Tekan OK untuk mengakhirinya.

OpenOffice.org Calc

Sayangnya, kedua cara di atas tidak dapat diaplikasikan di dalam OpenOffice.org. Namun, ada cara ketiga yang dapat diterapkan di Microsoft Office dan juga di OpenOffice.org calc. Sebagai contoh, dimisalkan cell-cell yang akan dikonversi berada dalam satu kolom, yaitu di kolom A. Kita membutuhkan kolom lain sebagai pembantu, misalnya kolom B. Pada cell B1, masukkan formula
=VALUE(A1)
Fungsi VALUE ini akan mengkonversi text yang berada di cell A1 menjadi number. Selanjutnya, copy-paste-kan cell B1 ke cell-cell di bawahnya (B2 dan seterusnya). Jika sudah yakin proses konversi berhasil, seleksi cell-cell di kolom B dan copy. Untuk memindahkan isinya ke kolom A, seleksi cell-cell di kolom A, klik kanan dan plih Paste Special.. Untuk pengguna Microsoft Excel, pilih opsi value pada dialog box yang muncul, sedangkan untuk pengguna OpenOffice.org Calc, buang tanda centang pada opsi Formula pada dialog box yang muncul. Karena kolom B sudah tidak diperlukan, kita dapat menghapusnya.

Selisih Tahun
Microsoft Excel: =DATEDIF(A1;A2;"Y")
OpenOffice.org Calc: =YEARS(A1;A2;0)

Selisih Bulan
Microsoft Excel: =DATEDIF(A1;A2;"M")
OpenOffice.org Calc: =MONTHS(A1;A2;0)

Selisih Hari
Microsoft Excel: =DATEDIF(A1;A2;"D")
OpenOffice.org Calc: =DAYS(A2;A1)

Selisih Hari dengan Mengabaikan Tahun dan Bulannya
Microsoft Excel: =DATEDIF(A1;A2;"MD")
OpenOffice.org Calc:

Selisih Bulan dengan Mengabaikan Tahun dan Tanggalnya
Microsoft Excel: =DATEDIF(A1;A2;"YM")
OpenOffice.org Calc:

Selisih Hari dengan Mengabaikan Tahunnya
Microsoft Excel: =DATEDIF(A1;A2;"YD")
OpenOffice.org Calc:

Sebelumnya PortableApps.com juga telah merilis aplikasi portable lain seperti Portable Firefox, Portable Gaim, Portable AbiWord dan aplikasi lainnya yang dapat ditelusuri berdasarkan kategorinya. Jadi, jika saat ini kita hanya menggunakan media penyimpanan portable hanya untuk menyimpan data dan file audio-video, tambahkan saja aplikasi portable kesayangan.